Gweithdrefn Cwynion

Pwyntiau pwysig y dylech fod yn ymwybodol ohonynt. Bydd angen i chi wneud y canlynol:

  1. deall y gwahaniaeth rhwng cwyn, apêl academaidd neu apêl yn erbyn diarddeliad (mae gan y pob un broses ar wahân);
  2. bod yn ymwybodol o Egwyddorion cyffredinol cwynion
  3. bod yn ymwybodol o'r gwahanol Gamau ar gyfer gwneud cwyn
  4. cofrestru eich cwyn ffurfiol gan ddefnyddio'r ffurflen gwynion briodol (gan amgau tystiolaeth ategol) yn brydlon.

Beth yw'r Weithdrefn Gwyno?

Diffiniad y Brifysgol o gwyn yw:

“...mynegiant o anfodlonrwydd gan un neu fwy o fyfyrwyr ynghylch gweithredu neu ddiffyg gweithredu gan y brifysgol, neu am safon y gwasanaeth a ddarperir gan y brifysgol neu ar ei rhan”

Diben y weithdrefn hon yw datrys anfodlonrwydd ynglyn â’ch profiad o addysg neu wasanaethau, nid herio marciau academaidd, materion cynnydd, addasrwydd i fynychu neu faterion eraill.


Crynodeb o'r Egwyddorion Allweddol

Cyn manylu ar wahanol gamau'r weithdrefn gwyno, mae'n bwysig ystyried yr egwyddorion canlynol sy'n awgrymu:

  • I ddechrau, dylai myfyrwyr geisio'r cyfle cynharaf posib i ddatrys cwyn drwy ddulliau anffurfiol;
  • Gall myfyriwr unigol neu gynrychiolydd ar ran grwp o fyfyrwyr wneud cwyn;
  • Cewch benodi cynrychiolydd i gyflwyno'r gwyn ar eich rhan (h.y. o Undeb y Myfyrwyr);
  • Mae'r hawl gennych gael rhesymau am y penderfyniadau a wnaed;
  • Os ceir honiadau o droseddu, gall Prifysgol Aberystwyth gyfeirio'r mater at yr heddlu ac atal eu gweithrediadau eu hunain.

Cwynion anffurfiol

Mae tri cham i ddelio â chwynion: adolygiad anffurfiol, ffurfiol a therfynol. Arfer da er budd pawb yw datrys materion ar y lefel fwyaf anffurfiol bosib (o leiaf i gychwyn). Gall hyn olygu siarad yn uniongyrchol â'r person y mae gennych broblem benodol ag ef neu hyd yn oed eich tiwtor personol. Gallai paratoi'n dda ar gyfer y cyfarfod hwn drwy ofyn am gyngor gan UMAber yn gyntaf fod yn ddefnyddiol i chi. Nid oes amserlen lem ar gyfer delio â chwynion anffurfiol ond awgryma canllawiau fod 10 niwrnod yn rhesymol ‘pan fo'n ymarferol’.

Os ydych yn teimlo'n fregus neu'n cael y broses hon yn anodd, mae'n bwysig gwybod y gallwn ni ddarparu eiriolaeth i'ch helpu i gyfranogi yn y broses hon. Hefyd, os ydych yn teimlo nad oes modd i chi ddelio â'r mater yn uniongyrchol neu os ydych yn teimlo'n anghyfforddus gwneud hynny, mae'r Undeb yn cynnig gwasanaeth cyflafareddu anffurfiol a allai eich helpu i ddatrys y broblem wrth i ymgynghorwr diduedd gydlynu unrhyw gyfathrebu a rhoi cymorth i bob ochr ddod i ddatrysiad teg, derbyniol a chytbwys.


Cwynion Ffurfiol

Os nad oes modd datrys y sefyllfa ar ôl rhoi cynnig ar y llwybr anffurfiol, eich opsiwn nesaf yw cwyn ffurfiol. Dylid cwblhau hon drwy ddefnyddio'r Ffurflen Gwyno briodol y gellir ei lawrlwytho o'r dolenni ar waelod y canllaw hwn, ac fel arfer dylid ei chyflwyno o fewn 10 niwrnod gwaith ar ôl cwblhau'r llwybr anffurfiol.

Awgrymwn yn gryf y dylech ofyn am gyngor ar gyfer y cam hwn oherwydd bod y weithdrefn gwyno ffurfiol yn fwy strwythuredig.  Yn fras, dylai'r gwyn nodi:

  • Yr hyn rydych wedi ei wneud i ddatrys y mater yn anffurfiol;
  • Eich prif bwyntiau ac amserlen o'r prif ddigwyddiadau wedi'i dyddio;
  • Hefyd, dylech gynnwys tystiolaeth ategol (a allai gynnwys copïau o e-byst/datganiadau gan dystion neu ddogfennau perthnasol eraill);
  • Os ydych am gael cyfle i gyfarfod â rhywun (e.e. yr aelod o'r staff rydych yn cwyno amdano) fel rhan o'r broses hon;
  • Y canlyniad rydych am ei weld os caiff y gwyn ei chadarnhau (dylai hwn fod yn realistig, yn gymesur ac yn adlewyrchu'r gwyn ei hun).

Caiff eich cwyn wedyn ei gydlynu gan y Gofrestrfa Academaidd a cheir ymateb priodol gan y Pennaeth Adran perthnasol. Os ydych chi wedi gwneud cais am gyfarfod, yna caiff un ei drefnu. Bydd y Pennaeth Adran perthnasol wedyn yn cyflwyno ymateb ffurfiol, na ddylai gymryd mwy na 6 wythnos waith o'r dyddiad y caiff y gwyn ffurfiol ei derbyn, er y caiff y rhain eu datrys ynghynt os yw hynny'n bosib.

Mae'n bwysig nodi y gall cynghorydd o UMAber fynd gyda chi i unrhyw gyfarfod yn ystod pob un o'r camau ffurfiol. Mae hyn yn cynnwys rhoi cyngor ynglyn â rheoliadau'r Brifysgol, canllawiau arfer da ac o bosib, deilliannau a dulliau o wneud iawn am unrhyw gamwedd.


Sut mae mynd ati i gyflwyno fy Ffurflen Gwyno?

Bydd rhaid i chi gwblhau'r ffurflen berthnasol. Bydd hyn yn cynnwys eich manylion sylfaenol a'r materion allweddol a drafodwyd uchod, gan gynnwys natur eich cwyn, pam eich bod yn teimlo na ymdriniwyd yn effeithiol â'r mater yn ystod y camau anffurfiol, pa dystiolaeth fyddwch chi'n ei darparu a pha ddeilliannau rydych am eu gweld.

Gallwch gyflwyno'r ffurflen, y gellir cael hyd iddi trwy ddefnyddio'r dolenni defnyddiol ar ddiwedd y canllaw hwn, naill ai drwy'r post at: Y Gofrestrfa Academaidd (Cwynion), Adeilad Cledwyn, Penglais, Aberystwyth, SY23 3DD, neu drwy e-bost at: caostaff@aber.ac.uk.

Cofiwch: Y ffin amser arferol ar gyfer cwynion yw 10 diwrnod gwaith.


Beth sy'n digwydd ar ôl i mi gyflwyno'r ffurflen?

Unwaith y caiff y ffurflen ei chyflwyno, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cydlynu cyfathrebiadau, a bydd yn gyfrifol am eich darparu ag ymateb gan yr Adran, Athrofa neu Wasanaeth perthnasol o fewn 6 wythnos waith. Dylai'r ymateb gynnwys manylion y broses ar gyfer ymchwilio, y dystiolaeth a gasglwyd a'r penderfyniad a wnaed. Os yw'n ymddangos y caiff ymateb ei ohirio, dylid rhoi gwybod i chi beth yw'r rheswm am yr oedi, a chewch wybodaeth ynglyn ag unrhyw gynnydd.


Beth os ydw i'n anfodlon â chanlyniad fy Nghwyn?

Os ydych chi'n dal yn anfodlon â'r canlyniad gan yr Adran, gallwch wneud cais am Adolygiad Terfynol. Yn gyntaf, bydd angen i chi gyflwyno ffurflen Adolygiad Terfynol o fewn amser penodol, fel arfer 10 diwrnod gwaith o ddyddiad y penderfyniad. Gallwch apelio yn erbyn y penderfyniad a wnaed ar y sail ganlynol, sef:

  1. Anghysondeb gweithdrefnol (camgymeriad a wnaed wrth weithredu rheoliadau/gweithdrefnau, neu,
  2. Tystiolaeth newydd (na ellid yn rhesymol bod wedi'i chyflwyno ynghynt).

Beth sy'n digwydd unwaith y bydda i wedi cyflwyno ffurflen Adolygiad Terfynol?

Mae'r Adolygiad Terfynol yn gyfle i Ddirprwy Is-Ganghellor o strwythur rheolaeth y Brifysgol i ganfod a ymchwiliwyd i faterion yn deg ac a wnaed penderfyniadau rhesymol.  Nid yw hwn yn gyfle i ail-agor yr ymchwiliad a dechrau o'r dechrau. Serch hynny, gallant benderfynu ffurfio Panel swyddogol, lle bo hynny'n briodol, i'w cynorthwyo. Dyma'r math o opsiynau sydd ar gael iddyn nhw (neu'r Panel): gallant wrthod y cais am adolygiad a chadarnhau'r penderfyniad gwreiddiol; neu os ydyn nhw'n cadarnhau'r cais, gallant argymell gweithredu priodol i adfer y sefyllfa. 

Gall y broses hon gymryd hyd at 6 wythnos, a bydd y penderfyniad yn derfynol; dyma yw diwedd y broses fewnol yn y Brifysgol. Unwaith eto, mae'n bosib y bydd cynghorydd o'r Gwasanaeth Cynghori'n gallu mynychu Panel, os caiff un ei ffurfio, i roi cymorth i chi yn ystod proses yr Adolygiad Terfynol.

Os ydych chi'n dal i fod yn anfodlon â chanlyniad yr Adolygiad Terfynol, mae opsiwn arall ar gael sydd y tu allan i'r Brifysgol; gallwch fynd â'ch cwyn ger bron Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol (SDA) er mwyn trafod y mater ymhellach â chynghorydd.


Beth all Gwasanaeth Cynghori UMAber ei wneud i helpu?

Mae Gwasanaeth Cynghori UMAber yn annibynnol o'r Brifysgol, ac mae'n darparu gwasanaeth cyfrinachol a di-duedd, am ddim i holl fyfyrwyr Prifysgol Aberystwyth. 

Gall y Gwasanaeth Cynghori roi cymorth i chi mewn sawl ffordd, gan gynnwys:

  • Esbonio'r Weithdrefn ar gyfer Cwynion i chi a'ch arwain drwy'r gwahanol gamau;
  • Adolygu unrhyw ddatganiadau drafft rydych yn eu paratoi a chynnig awgrymiadau;
  • Monitro cynnydd eich cwyn;
  • Mynd gyda chi i unrhyw gyfarfodydd i'ch darparu â chymorth a chynrychiolaeth;
  • Eich helpu i gasglu tystiolaeth briodol ynghyd fel sail i'ch achos.

I wneud apwyntiad i drafod pob opsiwn sydd ar gael i chi, gan gynnwys pa gymorth y gallwch chi ei gael, mae croeso i chi gysylltu â ni isod:


Dolenni defnyddiol


Cynhyrchwyd am y tro cyntaf: Mehefin 2017

Adolygwyd: Tachwedd 2018