Croeso i’n Canllaw ar gyfer Polisi Cwynion Undeb Aberystwyth.
Yn Undeb Aberystwyth, rydym yn ymdrechu i sicrhau bod pob myfyriwr, staff ac ymwelydd yn cael profiad cadarnhaol. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gall pethau fynd o chwith weithiau, ac rydym yn gwerthfawrogi eich adborth i'n helpu i wella pethau. Bydd y canllaw hwn yn eich helpu i ddeall sut i rannu eich pryderon neu gwynion mewn modd syml ac effeithiol.
Beth yw Cwyn?
Cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd neu bryder ynghylch rhywbeth sy'n ymwneud ag Undeb Aberystwyth, un o'n grwpiau, staff, neu aelodau. Gall hyn gynnwys:
- Adborth: Rhannu eich pryderon heb ddisgwyl datrysiad.
- Pryderon Anffurfiol: Codi materion ynghylch ymddygiad neu sefyllfaoedd heb ymchwiliad ffurfiol.
- Cwynion Ffurfiol: Ynglŷn â digwyddiad, gwasanaeth, cynnyrch, grŵp myfyrwyr, neu unigolyn.
Mae gan y Brifysgol ffyrdd o gwyno hefyd; sut ydw i'n gwybod pa un i'w defnyddio?
Mae'r tabl isod yn dangos pryd i ddefnyddio polisi cwynion Undeb y Myfyrwyr, a phryd i ddefnyddio polisïau'r Brifysgol. Nid yw'r rhestr yn holl-gynhwysfawr:
|
Dilyn proses gwyno Undeb y Myfyrwyr
|
Dilyn proses y Brifysgol
|
|
Pan fydd gennych chi gŵyn am Undeb y Myfyrwyr ei hun, e.e. gwasanaeth, digwyddiad, gweithgaredd, penderfyniad neu wybodaeth.
|
Pan fydd gennych chi gŵyn am y Brifysgol, ei gwasanaethau, neu ei staff.
|
|
Pan fydd gennych chi gŵyn am grŵp o fyfyrwyr, fel tîm chwaraeon neu gymdeithas.
|
Pan fydd gennych chi gŵyn am ymddygiad annerbyniol gan aelod arall o gymuned y Brifysgol (er enghraifft myfyriwr arall).
|
|
Pan fydd gennych chi gŵyn am swyddog llawn-amser neu aelod staff.
|
Os oes gennych chi bryder yn ymwneud ag UNRHYW fath o gamymddwyn rhywiol neu ymddygiad troseddol ynghylch aelod o'r Brifysgol (megis myfyriwr arall) waeth pryd neu ble y digwyddodd.
|
|
Pan fydd gennych chi gŵyn am arweinydd grŵp o fyfyrwyr, fel tîm chwaraeon neu gymdeithas.
Gallai hyn ymwneud â rhywbeth sydd wedi digwydd ar safle Undeb Aberystwyth, wrth ddefnyddio cyfleusterau Undeb Aberystwyth / mynychu digwyddiad Undeb Aberystwyth, neu rywbeth a gyflawnir gan aelod sy'n cynrychioli neu’n gweithredu ar ran Undeb y Myfyrwyr mewn digwyddiad, yn ystod taith, ar-lein (e.e. trwy gyfryngau cymdeithasol) neu mewn gohebiaeth.
|
|
I ddilyn proses Undeb y Myfyrwyr, parhewch i ddarllen y wybodaeth hon a’n gweithdrefn gwyno (dolen i is-dudalen 1) neu i ddefnyddio proses y Brifysgol, dilynwch y broses a amlinellir yma.
Rwy'n gwybod fy mod eisiau gwneud cwyn i Undeb y Myfyrwyr; sut ydw i'n gwneud hynny?
Yn gyntaf, mae'n werth ystyried a ellir datrys eich cwyn yn anffurfiol. Os ydych chi'n teimlo'n gyfforddus i wneud hynny, gallwch siarad â'r person mwyaf perthnasol, a allai fod yn aelod o staff Undeb Aberystwyth. Cymaint ag y bo modd gwneud hynny, rydym yn ceisio datrys pethau'n anffurfiol trwy ddulliau fel cyfryngu neu ad-daliad, ond rydym yn sylweddoli efallai na fyddwch yn fodlon â hynny. Efallai nad ydych chi’n teimlo y gellir datrys y mater yn anffurfiol (yn enwedig os nad ydych chi’n teimlo'n ddiogel yn siarad â'r unigolyn dan sylw).
Os oes angen i chi wneud cwyn ffurfiol, gallwch wneud hynny yma.
Beth sy'n digwydd pan fyddaf wedi cyflwyno cwyn?
Gall yr hyn sy'n digwydd pan fyddwch wedi cyflwyno cwyn ddibynnu ar beth oedd y gŵyn amdano; isod byddwn yn amlinellu'r hyn y gallwch ei ddisgwyl:
|
Mae fy nghwyn yn ymwneud â digwyddiad, gweithgaredd, gwasanaeth neu benderfyniad gan yr UM.
|
Ar ôl derbyn eich cwyn, byddwn yn cynnal asesiad risg ar unwaith, ac os yw'n briodol byddwn yn cynnal asesiad risg llawn trwy banel. Unwaith y bydd penderfyniad wedi’i wneud ynghylch lefel y risg a difrifoldeb y gŵyn, byddwn ni naill ai’n cysylltu â chi ynglŷn â datrysiad anffurfiol, neu’n cysylltu â chi i’ch hysbysu y bydd y mater yn cael ei ymchwilio fel cwyn ffurfiol.
Os yw’r mater i gael ei ymchwilio'n ffurfiol, yn dibynnu ar natur a chyd-destun eich cwyn, caiff ei dyrannu i reolwr priodol o fewn Undeb y Myfyrwyr a fydd yn ymchwilio i'r gŵyn.
Bydd y Rheolwr Ymchwilio yn penderfynu ar y ffeithiau, yn ystyried unrhyw amgylchiadau lliniarol ac yn penderfynu ar y canlyniad priodol. Yn dibynnu ar ddifrifoldeb y gŵyn, efallai y bydd angen i ni gysylltu â chi i ofyn am wybodaeth neu dystiolaeth ychwanegol.
Bydd y Rheolwr Ymchwilio yn cysylltu â chi o fewn 14 diwrnod calendr i'ch cwyn i roi ymateb.
Os ydych chi'n anfodlon â'r ymateb i'ch cwyn, gallwch apelio yn erbyn y canlyniad trwy ysgrifennu at Swyddog Cwynion Undeb y Myfyrwyr yn cwynionundeb@aber.ac.uk
Bydd eich apêl yn cael ei dyrannu i aelod o'r Tîm Rheoli (nad yw wedi bod yn rhan o'ch cwyn o'r blaen). Byddant yn adolygu eich cwyn wreiddiol, yr ymchwiliad a'r ymateb, ac yna'n ateb i chi gyda chanlyniad i'ch apêl o fewn 14 diwrnod calendr o'r dyddiad y gwnaethoch chi gyflwyno'ch apêl.
|
|
Mae fy nghwyn yn ymwneud â grŵp o fyfyrwyr
|
Ar ôl derbyn eich cwyn, byddwn yn cynnal asesiad risg ar unwaith, ac os yw'n briodol byddwn yn cynnal asesiad risg llawn trwy banel. Unwaith y bydd lefel y risg wedi'i phennu, byddwn yn cysylltu â chi ynglŷn â datrysiad anffurfiol, neu’n cysylltu â chi i’ch hysbysu y bydd y mater yn cael ei ymchwilio fel cwyn ffurfiol. Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i roi gwybod i chi fod mater wedi cael ei atgyfeirio i'r Brifysgol, yn ogystal â chael ei ymchwilio gan Undeb y Myfyrwyr.
Os yw’r mater i gael ei ymchwilio'n ffurfiol, yn dibynnu ar natur a chyd-destun eich cwyn, caiff ei dyrannu i reolwr neu aelod staff priodol o fewn tîm Cyfleoedd Myfyrwyr Undeb y Myfyrwyr a fydd yn ymchwilio i'r gŵyn. Rydym yn gweithredu Côd Ymddygiad ar gyfer Grwpiau Myfyrwyr, a disgwylir i bob grŵp myfyrwyr gydymffurfio â’r côd hwn.
Bydd y Swyddog Ymchwilio yn penderfynu ar y ffeithiau, yn ystyried unrhyw amgylchiadau lliniarol ac yn penderfynu ar y canlyniad priodol. Yn dibynnu ar ddifrifoldeb y gŵyn, efallai y bydd angen i ni gysylltu â chi i ofyn am wybodaeth neu dystiolaeth ychwanegol.
Bydd y Rheolwr Ymchwilio yn cysylltu â chi o fewn 30 diwrnod calendr i'ch cwyn i ddarparu ymateb i’ch cwyn. Os yw canlyniad eich cwyn yn cynnwys camau disgyblu yn erbyn y grŵp myfyrwyr (neu unigolion), byddwch yn cael gwybodaeth gyffredinol, ond efallai na chewch fanylion penodol am y camau a gymerwyd.
Os ydych chi'n anfodlon â'r ymateb i'ch cwyn, gallwch apelio yn erbyn y canlyniad trwy ysgrifennu at Swyddog Cwynion Undeb y Myfyrwyr yn cwynionundeb@aber.ac.uk
Bydd eich apêl yn cael ei dyrannu i aelod o'r Uwch Dîm Rheoli (nad yw wedi bod yn ymwneud â'ch cwyn o'r blaen). Byddant yn adolygu eich cwyn wreiddiol, yr ymchwiliad a'r ymateb, ac yna'n ateb i chi gyda chanlyniad i'ch apêl o fewn 14 diwrnod calendr o'r dyddiad y gwnaethoch chi gyflwyno'ch apêl.
|
|
Mae fy nghwyn yn ymwneud ag unigolyn (myfyriwr, arweinydd grŵp myfyrwyr neu wirfoddolwr) mewn perthynas ag ymddygiad sy’n ymwneud ag Undeb y Myfyrwyr*
|
Ar ôl derbyn eich cwyn, byddwn yn cynnal asesiad risg ar unwaith, ac os yw'n briodol byddwn yn cynnal asesiad risg llawn trwy banel. Unwaith y bydd lefel y risg wedi'i phennu, byddwn yn cysylltu â chi ynglŷn â datrysiad anffurfiol, neu’n cysylltu â chi i’ch hysbysu y bydd y mater yn cael ei ymchwilio fel cwyn ffurfiol. Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i roi gwybod i chi fod mater wedi cael ei atgyfeirio i’r Brifysgol, yn ogystal â chael ei ymchwilio gan Undeb y Myfyrwyr.
Byddwch yn derbyn cydnabyddiaeth o’ch cwyn gan Swyddog Cwynion Undeb y Myfyrwyr, a fydd yn cadarnhau manylion y broses a’r amserlenni disgwyliedig. Byddant hefyd yn rhoi manylion i chi am y Swyddog a fydd yn ymchwilio i'r honiadau / y gŵyn.
Rydym yn gweithredu Côd Ymddygiad ar gyfer Aelodau, a disgwylir i bob myfyriwr ac aelod cyswllt gydymffurfio â’r côd hwn. Os yw eich cwyn yn ymwneud ag ymddygiad aelod, bydd eich achos yn cael ei ymchwilio a'i reoli o dan y Polisi a'r Weithdrefn Disgyblu Aelodau, y gellir ei weld yma.
Bydd unrhyw gamau a gymerir o dan y gweithdrefnau hyn yn cael eu cwblhau cyn gynted â phosibl, ac fel arfer o fewn 30 diwrnod calendr o ddechrau'r ymchwiliad. Penodir Swyddog Ymchwilio i ymchwilio i'r honiad, a fydd yn rhoi crynodeb o natur yr honiad i'r person y cwynir amdano ac yn cynnal ymchwiliad fel y bo'n briodol yn eu barn nhw. Pan fydd y Swyddog Ymchwilio yn fodlon bod digon o dystiolaeth wedi'i chasglu, byddant yn ysgrifennu adroddiad a fydd yn nodi a oes achos i'w ateb, a bydd yr adroddiad yn cael ei rannu â Swyddog Cwynion Undeb y Myfyrwyr.
Bydd y Swyddog Cwynion yn adolygu adroddiad yr ymchwiliad a gall wneud sawl penderfyniad gan gynnwys:
- Cynnal ymchwiliadau pellach;
- Penderfynu peidio â chymryd unrhyw gamau pellach;
- Penderfynu y dylid delio â’r mater yn anffurfiol;
- Penderfynu y dylid delio â’r mater yn ffurfiol.
Os bydd y Swyddog Cwynion yn penderfynu bod angen delio â’r mater yn ffurfiol, bydd yn cynnull panel disgyblu er mwyn cynnal gwrandawiad cyn gynted â phosibl. O fewn 14 diwrnod calendr i'r gwrandawiad, bydd y sawl y gwnaed cwyn yn ei erbyn yn derbyn y canlyniad a'r gosb a osodwyd.
Byddwch chi, fel y sawl sydd wedi cyflwyno’r gŵyn, fel arfer yn cael gwybod am y cosbau os ydynt yn cael effaith uniongyrchol arnoch chi, fel gorchymyn dim-cyswllt neu ymddiheuriad.
Gall y person y cwynir amdano apelio yn erbyn unrhyw gosb o fewn 7 diwrnod calendr i'r canlyniad gael ei osod.
|
|
Mae fy nghwyn yn ymwneud â Swyddog Llawn-amser neu Aelod o Staff
|
Os yw eich cwyn yn ymwneud â swyddog llawn-amser neu aelod o staff, dylech ddefnyddio'r ffurflen gwyno o hyd, ond ni fydd eich cwyn yn dilyn y prosesau hyn, ond yn hytrach caiff ei hymchwilio a'i rheoli gan ddefnyddio ein polisïau a'n protocolau ar wahân ar gyfer staff. Gellir dod o hyd i wybodaeth am hyn yma.
|
*Cofiwch, yn dibynnu ar y pwnc rydych chi'n cwyno amdano, efallai y bydd angen i chi ddefnyddio proses y Brifysgol, fel y byddech ar gyfer unrhyw fath o gamymddwyn rhywiol.
Rwy'n teimlo bod fy nghwyn yn eithaf difrifol; beth sy'n digwydd tra bod y mater yn cael ei ymchwilio?
Pan fydd Undeb y Myfyrwyr yn derbyn unrhyw gŵyn, byddwn yn gwneud asesiad risg ar unwaith, ac os yw'n briodol byddwn yn cynnal asesiad risg llawn trwy banel a fydd yn cynnwys ystyried unrhyw fesurau rhagofalus. Gallai mesurau rhagofalus gynnwys:
- Cyhoeddi gorchymyn dim-cyswllt i atal y sawl y gwnaed cwyn yn ei erbyn rhag dod i gysylltiad â'r sawl sydd wedi dwyn y mater i’n sylw a phobl berthnasol eraill;
- Cyfyngiad dros-dro rhag cael mynediad i rai safleoedd o fewn Undeb y Myfyrwyr;
- Cyfyngiad dros-dro rhag cymryd rhan mewn gweithgareddau penodol Undeb y Myfyrwyr;
- Cyfyngiad dros-dro rhag cael mynediad i holl safleoedd a gweithgareddau Undeb y Myfyrwyr;
- Cyflwyno adroddiad i'r Brifysgol, yr heddlu neu asiantaethau diogelu.
Mae ein mesurau rhagofalus yn canolbwyntio ar y dioddefwr, gan geisio creu amgylchedd a diwylliant lle mae dioddefwyr yn teimlo'n ddiogel ac yn cael eu cefnogi.
Faint o fanylion sydd angen i mi eu rhoi yn fy nghwyn?
Cymaint â phosibl; ceisiwch gynnwys enghreifftiau a gwybodaeth benodol fel dyddiadau, amseroedd, unrhyw dystiolaeth fel sgrinluniau, neu e-byst, ac unrhyw dystion i'r digwyddiad. Os nad oes lefel resymol o fanylion, mae’n bosibl na fyddwn yn gallu ymchwilio i'ch cwyn, felly bydd yn rhaid i ni ofyn i chi ailgyflwyno'ch cwyn neu ddweud wrthych nad ydym yn gallu ymchwilio iddi. Dyma enghreifftiau o gwynion na fyddem yn gallu ymchwilio iddynt:
- “Dydyn nhw ddim yn bobl ddymunol iawn.” – Nid yw hyn yn egluro beth ddigwyddodd yn benodol, pryd, na phwy oedd yn rhan o’r hyn a ddigwyddodd, felly nid oes gennym ddigon o wybodaeth i ymchwilio i’r mater.
- “Maen nhw’n gwneud sylwadau rhyfedd o hyd.” – Heb enghreifftiau o’r hyn a ddywedwyd, pryd, a chan bwy, ni allwn sefydlu a ddigwyddodd ymddygiad amhriodol.
- “Mae’r staff yn anghwrtais.” – Mae hyn yn rhy gyffredinol. Mae angen i ni wybod pa aelod o staff sydd dan sylw, beth a ddywedwyd neu a wnaed, a phryd y digwyddodd hyn.
- “Dydw i ddim yn teimlo bod croeso i mi pan ydw i'n dod i mewn.” – Er ein bod yn cymryd y teimladau hyn o ddifrif, nid yw'r datganiad yn rhoi unrhyw fanylion i ni am ddigwyddiadau penodol y gallem ymchwilio iddynt ymhellach.
- “Fe wnaeth rhywun frifo fy nheimladau, ond dydw i ddim eisiau dweud pwy wnaeth hynny.” – Os nad ydym yn gwybod pwy sydd wedi gwneud beth, ni allwn archwilio’r mater na chymryd unrhyw gamau gweithredu.
Rwy'n nerfus ynglŷn â gwneud cwyn; oes yna unrhyw gefnogaeth i mi?
Wrth gwrs, rydym yn cymryd llesiant ein haelodau o ddifrif; bydd y swyddog ymchwilio a neilltuwyd i'ch cwyn yn gallu eich helpu i archwilio opsiynau cymorth, ac fe'ch anogir bob amser i ddefnyddio Gwasanaethau Llesiant y Brifysgol y gallwch ddod o hyd iddynt yma. Efallai y byddwn yn eich cyfeirio'n awtomatig at Wasanaethau Llesiant y Brifysgol yn dibynnu ar natur eich cwyn. Os oes angen cymorth arnoch gennym cyn gwneud cwyn, gweler ein tudalen gysylltiadau ar gyfer cwynion.
Mae rhywun wedi gwneud cwyn amdanaf; beth allaf i ei ddisgwyl, ac a allaf gael cymorth?
Rydym wedi ymrwymo i gefnogi llesiant ein holl fyfyrwyr, gan gynnwys y rhai y gwnaed cwynion yn eu herbyn, felly fe'ch anogir chi hefyd i ddefnyddio'r holl wasanaethau llesiant a grybwyllir uchod. Hyd yn oed os ydych chi'n destun unrhyw fesurau rhagofalus, rydych chi'n dal i allu cael mynediad at Wasanaeth Cynghori Undeb y Myfyrwyr, er y gallai fod angen gwneud hyn o bell. Bydd cyswllt penodol yn Undeb y Myfyrwyr yn cael ei neilltuo i chi i’ch darparu â’r wybodaeth ddiweddaraf am yr achos.
A fydd fy nghwyn yn cael ei chadw'n gyfrinachol?
Er mwyn delio â chwynion ffurfiol yn llawn ac yn deg, fel arfer bydd angen datgelu pwy yw’r achwynydd i'r rhai sy'n ymwneud â'r ymchwiliad a'r penderfyniad ynghylch y canlyniad. Os yw eich cwyn yn ymwneud â rhywun arall, fel arfer bydd ganddyn nhw hawl i wybod pwy sydd wedi cwyno amdanyn nhw, yn enwedig os yw'r gŵyn yn mynd ymlaen i wrandawiad disgyblu. Trwy gydol ymchwiliadau, rhaid i bawb sy'n gysylltiedig â’r achos gynnal cyfrinachedd a disgresiwn, waeth beth fo natur y digwyddiad. Dewch i siarad â ni os ydych chi'n nerfus ynglŷn â gwneud cwyn; byddwn ni'n eich cefnogi trwy'r broses gyfan.
Dydw i ddim yn 100% yn glir ynglŷn â beth sy'n digwydd gyda chwyn o hyd; allwch chi ei egluro i mi mewn ffordd wahanol?
Wrth gwrs, nid yw cyflwyno cwynion yn rhan arferol o fywyd bob dydd, ac fel arfer mae hynny oherwydd bod rhywbeth wedi mynd o'i le, felly rydym yn deall yn llwyr fod angen i ni wneud y broses mor syml â phosibl. Gobeithiwn y bydd y siart-llif isod yn gwneud hyn: