Pwyntiau pwysig y dylech fod yn ymwybodol ohonynt. Bydd angen i chi wneud y canlynol:
- deall y gwahaniaeth rhwng cwyn, apêl academaidd neu apêl yn erbyn diarddeliad (mae gan y pob un broses ar wahân);
- bod yn ymwybodol o Egwyddorion cyffredinol cwynion
- bod yn ymwybodol o'r gwahanol Gamau ar gyfer gwneud cwyn
- cofrestru eich cwyn ffurfiol gan ddefnyddio'r ffurflen gwynion briodol (gan amgau tystiolaeth ategol) yn brydlon.
Beth yw'r Weithdrefn Gwyno?
Diffiniad y Brifysgol o gwyn yw:
“...mynegiant o anfodlonrwydd gan un neu fwy o fyfyrwyr ynghylch gweithredu neu ddiffyg gweithredu gan y brifysgol, neu am safon y gwasanaeth a ddarperir gan y brifysgol neu ar ei rhan”
Diben y weithdrefn hon yw datrys anfodlonrwydd ynglyn â’ch profiad o addysg neu wasanaethau, nid herio marciau academaidd, materion cynnydd, cymorth i astudio neu faterion eraill.
Crynodeb o'r Egwyddorion Allweddol
Cyn manylu ar wahanol gamau'r weithdrefn gwyno, mae'n bwysig ystyried yr egwyddorion canlynol sy'n awgrymu:
- I ddechrau, dylai myfyrwyr geisio'r cyfle cynharaf posib i ddatrys cwyn drwy ddulliau anffurfiol;
- Gall myfyriwr unigol neu gynrychiolydd ar ran grwp o fyfyrwyr wneud cwyn;
- Cewch benodi cynrychiolydd i gyflwyno'r gwyn ar eich rhan;
- Mae'r hawl gennych gael rhesymau am y penderfyniadau a wnaed;
- Os ceir honiadau o droseddu, gall Prifysgol Aberystwyth gyfeirio'r mater at yr heddlu ac atal eu gweithrediadau eu hunain.
Cwynion anffurfiol
Mae tri cham i ddelio â chwynion: adolygiad anffurfiol, ffurfiol a therfynol. Arfer da er budd pawb yw datrys materion ar y lefel fwyaf anffurfiol bosib (o leiaf i gychwyn). Gall hyn olygu siarad yn uniongyrchol â'r person y mae gennych broblem benodol ag ef neu hyd yn oed eich tiwtor personol. Gallai paratoi'n dda ar gyfer y cyfarfod hwn drwy ofyn am gyngor gan Undeb Aber yn gyntaf fod yn ddefnyddiol i chi. Os hoffai myfyriwr/myfyrwyr gyflwyno cwyn drwy e-bost, dylent sicrhau bod hyn yn gwbl eglur: rydym yn argymell eu bod yn rhoi ‘Cwyn Cam 1’ yn llinell destun yr e-bost, er mwyn i’r staff wybod bod cwyn yn cael ei chyflwyno, a bydd hyn yn sicrhau yr ymdrinnir â’r gwyn yn unol â’r weithdrefn ac yn brydlon. Nid oes amserlen lem ar gyfer delio â chwynion anffurfiol ond awgryma canllawiau fod 10 niwrnod yn rhesymol ‘pan fo'n ymarferol’.
Cwynion Ffurfiol
Os nad oes modd datrys y sefyllfa ar ôl rhoi cynnig ar y llwybr anffurfiol, eich opsiwn nesaf yw cwyn ffurfiol. Dylid cwblhau hon drwy ddefnyddio'r Ffurflen Gwyno briodol y gellir ei lawrlwytho o'r dolenni ar waelod y canllaw hwn, ac fel arfer dylid ei chyflwyno o fewn 10 niwrnod gwaith ar ôl cwblhau'r llwybr anffurfiol.
Awgrymwn yn gryf y dylech ofyn am gyngor ar gyfer y cam hwn oherwydd bod y weithdrefn gwyno ffurfiol yn fwy strwythuredig. Yn fras, dylai'r gwyn nodi:
- Yr hyn rydych wedi ei wneud i ddatrys y mater yn anffurfiol;
- Eich prif bwyntiau ac amserlen o'r prif ddigwyddiadau wedi'i dyddio;
- Hefyd, dylech gynnwys tystiolaeth ategol (a allai gynnwys copïau o e-byst/datganiadau gan dystion neu ddogfennau perthnasol eraill);
- Os ydych am gael cyfle i gyfarfod â rhywun (e.e. yr aelod o'r staff rydych yn cwyno amdano) fel rhan o'r broses hon;
- Y canlyniad rydych am ei weld os caiff y gwyn ei chadarnhau (dylai hwn fod yn realistig, yn gymesur ac yn adlewyrchu'r gwyn ei hun).
Caiff eich cwyn wedyn ei gydlynu gan y Gofrestrfa Academaidd a cheir ymateb priodol gan y Pennaeth Adran perthnasol. Os ydych chi wedi gwneud cais am gyfarfod, yna caiff un ei drefnu. Bydd y Pennaeth Adran perthnasol wedyn yn cyflwyno ymateb ffurfiol, na ddylai gymryd mwy na 6 wythnos waith o'r dyddiad y caiff y gwyn ffurfiol ei derbyn, er y caiff y rhain eu datrys ynghynt os yw hynny'n bosib.
Mae'n bwysig nodi y gall cynghorydd o Undeb Aber fynd gyda chi i unrhyw gyfarfod yn ystod pob un o'r camau ffurfiol. Mae hyn yn cynnwys rhoi cyngor ynglyn â rheoliadau'r Brifysgol, canllawiau arfer da ac o bosib, deilliannau a dulliau o wneud iawn am unrhyw gamwedd.
Sut mae mynd ati i gyflwyno fy Ffurflen Gwyno?
Bydd rhaid i chi gwblhau'r ffurflen berthnasol. Bydd hyn yn cynnwys eich manylion sylfaenol a'r materion allweddol a drafodwyd uchod, gan gynnwys natur eich cwyn, pam eich bod yn teimlo na ymdriniwyd yn effeithiol â'r mater yn ystod y camau anffurfiol, pa dystiolaeth fyddwch chi'n ei darparu a pha ddeilliannau rydych am eu gweld.
Gallwch gyflwyno'r ffurflen, y gellir cael hyd iddi trwy ddefnyddio'r dolenni defnyddiol ar ddiwedd y canllaw hwn drwy e-bost at: caostaff@aber.ac.uk.
Cofiwch: Y ffin amser arferol ar gyfer cwynion yw 10 diwrnod gwaith.
Beth sy'n digwydd ar ôl i mi gyflwyno'r ffurflen?
Unwaith y caiff y ffurflen ei chyflwyno, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cydlynu cyfathrebiadau, a bydd yn gyfrifol am eich darparu ag ymateb gan yr Adran, Athrofa neu Wasanaeth perthnasol o fewn 6 wythnos waith. Dylai'r ymateb gynnwys manylion y broses ar gyfer ymchwilio, y dystiolaeth a gasglwyd a'r penderfyniad a wnaed. Os yw'n ymddangos y caiff ymateb ei ohirio, dylid rhoi gwybod i chi beth yw'r rheswm am yr oedi, a chewch wybodaeth ynglyn ag unrhyw gynnydd.
Beth os ydw i'n anfodlon â chanlyniad fy Nghwyn?
Os ydych chi'n dal yn anfodlon â'r canlyniad gan yr Adran, gallwch wneud cais am Adolygiad Terfynol. Yn gyntaf, bydd angen i chi gyflwyno ffurflen Adolygiad Terfynol o fewn amser penodol, fel arfer 10 diwrnod gwaith o ddyddiad y penderfyniad. Gallwch apelio yn erbyn y penderfyniad a wnaed ar y sail ganlynol, sef:
- Anghysondeb gweithdrefnol (camgymeriad a wnaed wrth weithredu rheoliadau/gweithdrefnau, neu,
- Tystiolaeth newydd (na ellid yn rhesymol bod wedi'i chyflwyno ynghynt).
Beth sy'n digwydd unwaith y bydda i wedi cyflwyno ffurflen Adolygiad Terfynol?
Mae'r Adolygiad Terfynol yn gyfle i Ddirprwy Is-Ganghellor o strwythur rheolaeth y Brifysgol i ganfod a ymchwiliwyd i faterion yn deg ac a wnaed penderfyniadau rhesymol. Nid yw hwn yn gyfle i ail-agor yr ymchwiliad a dechrau o'r dechrau. Serch hynny, gallant benderfynu ffurfio Panel swyddogol, lle bo hynny'n briodol, i'w cynorthwyo. Dyma'r math o opsiynau sydd ar gael iddyn nhw (neu'r Panel): gallant wrthod y cais am adolygiad a chadarnhau'r penderfyniad gwreiddiol; neu os ydyn nhw'n cadarnhau'r cais, gallant argymell gweithredu priodol i adfer y sefyllfa.
Gall y broses hon gymryd hyd at 6 wythnos, a bydd y penderfyniad yn derfynol; dyma yw diwedd y broses fewnol yn y Brifysgol. Unwaith eto, mae'n bosib y bydd cynghorydd o'r Gwasanaeth Cynghori'n gallu mynychu Panel, os caiff un ei ffurfio, i roi cymorth i chi yn ystod proses yr Adolygiad Terfynol.
Os ydych chi'n dal i fod yn anfodlon â chanlyniad yr Adolygiad Terfynol, mae opsiwn arall ar gael sydd y tu allan i'r Brifysgol; gallwch fynd â'ch cwyn ger bron Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol (SDA) er mwyn trafod y mater ymhellach â chynghorydd.
Beth all Gwasanaeth Cynghor Undeb Aber ei wneud i helpu?
Mae Gwasanaeth Cynghor Undeb Aber yn annibynnol o'r Brifysgol, ac mae'n darparu gwasanaeth cyfrinachol a di-duedd, am ddim i holl fyfyrwyr Prifysgol Aberystwyth.
Gall y Gwasanaeth Cynghori roi cymorth i chi mewn sawl ffordd, gan gynnwys:
- Esbonio'r Weithdrefn ar gyfer Cwynion i chi a'ch arwain drwy'r gwahanol gamau;
- Adolygu unrhyw ddatganiadau drafft rydych yn eu paratoi a chynnig awgrymiadau;
- Monitro cynnydd eich cwyn;
- Mynd gyda chi i unrhyw gyfarfodydd i'ch darparu â chymorth;
- Eich helpu i gasglu tystiolaeth briodol ynghyd fel sail i'ch achos.
I drafod pob opsiwn sydd ar gael i chi, gan gynnwys pa gymorth y gallwch chi ei gael, mae croeso i chi gysylltu â ni isod:
Cysylltu  Chynghorydd
Dolenni defnyddiol
Cynhyrchwyd am y tro cyntaf: Mehefin 2017
Adolygwyd: Ebrill 2024